نکاتی از پوجون بهاتناگار، مدیر عامل Kintsugi، در مورد نحوه رعایت مقررات در حالی که در تلاش هستید محصول خود را ارسال کنید و کسب‌وکارتان را روشن نگه دارید، از کسی که تجربه آن را دارد.

شما یک ایده عالی برای یک استارتاپ دارید. تیم خود را جمع کرده‌اید، یک پرزنتیشن فوق‌العاده تهیه کرده‌اید و تأمین سرمایه کرده‌اید! در مسیر موفقیت هستید.

اگر فقط ...

وقتی یک کسب‌وکار را اداره می‌کنید، چیزهای زیادی به صورت لحظه‌ای باید در نظر گرفته شوند – مثل پرداخت حقوق کارمندان، اطمینان از کارکرد سرویس بهداشتی، و راضی نگه داشتن سرمایه‌گذاران – به طوری که کارهای روزمره و کاغذبازی‌ها ممکن است فراموش شوند. مشکل این است که این کاغذبازی‌ها می‌توانند بعداً به شما ضربه بزنند.

بسته به حوزه فعالیت شما، اداره یک استارتاپ شامل عبور از میان یک میدان مین از قوانین، مقررات، و الزامات است. برای پیچیده‌تر کردن اوضاع، این قوانین و مقررات از سطح فدرال تا سطح شهر محلی تجزیه می‌شوند و ممکن است با هم تضاد داشته باشند.

به گفته جف گیبسون، مدیر فناوری و افسر ارشد تطابق Kintsugi، بنیان‌گذاران باید این پنج دسته تطابق را برای رشد پایدار در اولویت قرار دهند:

1. رعایت مالی و حسابداری
شما می‌دانید که باید مدارک مالی برای سرمایه‌گذاران آماده کنید و سوابق دقیقی برای ارائه مالیات و آماده‌سازی برای حسابرسی‌های احتمالی داشته باشید. استانداردهایی برای ارائه راهنمایی وجود دارد، مانند اصول عمومی پذیرفته‌شده حسابداری (GAAP) یا استانداردهای بین‌المللی گزارش‌دهی مالی (IFRS). هیئت استانداردهای حسابداری مالی (FASB) یک سازمان مستقل است که استانداردهایی را برای شرکت‌هایی که از GAAP پیروی می‌کنند، تعیین می‌کند. گیج شده‌اید؟ ما تازه شروع کرده‌ایم.

2. رعایت مالیات
حداقل در این مورد یک تاریخ برای به خاطر سپردن وجود دارد: ۱۵ آوریل. اما این تاریخ در صورتی مهم است که مالیات خود را به صورت سالانه پرداخت کنید، نه اگر هر سه‌ماهه پرداخت کنید. بنابراین، فقط به وبسایت IRS مراجعه کنید و تمام است، درست است؟

نه به این سرعت.

در حالی که دستورالعمل‌های فدرال مشخص هستند و در تئوری با راهنمایی مناسب به راحتی یافت می‌شوند، همچنین دستورالعمل‌های مهم ایالتی و شهری وجود دارند. به عنوان مثال، تگزاس به قوانین مالیاتی ایالتی خاصی پایبند است که بر طبقه‌بندی و مالیات محصولات SaaS (نرم‌افزار به‌عنوان سرویس) تأثیر می‌گذارد و از فروشندگان نیازمند دقت بیشتری است. این مقررات ایجاب می‌کنند که SaaS مشمول مالیات فروش ایالتی باشد؛ SaaS به‌عنوان دارایی شخصی قابل لمس در نظر گرفته می‌شود، حتی اگر به‌صورت الکترونیکی تحویل داده شود. فروشندگان باید از مقررات مالیاتی پویا که خدمات SaaS و محاسبات ابری را پوشش می‌دهند، آگاه باشند و آن‌ها را رعایت کنند تا از جریمه‌های احتمالی و مشکلات مالی جلوگیری کنند. این موضوع نیازمند بررسی‌های دوره‌ای تغییرات قانونی و تعدیل روش‌های جمع‌آوری مالیات است. نادیده گرفتن این موضوع می‌تواند منجر به عواقب قانونی و مالی قابل‌توجهی شود.

و می‌دانید چه اتفاقی می‌افتد اگر این موضوع را نادیده بگیرید: جریمه‌ها و بهره‌های سنگین. استفاده از سرویسی مانند Kintsugi کمک زیادی می‌کند – بگذارید کسی دیگر نگران مالیات فروش باشد.

3. امنیت و حفظ حریم خصوصی داده‌ها
این مورد اخیراً به دلیل اخبار منفی مانند هک یا حملات سایبری به صدر توجهات آمده است. موارد زیادی وجود دارد که باید در این زمینه در نظر بگیرید؛ شما می‌خواهید کسب‌وکار خود را محافظت کنید و خطر آسیب‌های مالی را کاهش دهید، اما همچنین موظف به محافظت از مشتریان خود نیز هستید. (و شما ملزم به انجام این کار هستید؛ قوانینی مانند مقررات عمومی حفاظت از داده‌ها (GDPR) در اروپا و قانون حفظ حریم خصوصی مصرف‌کننده کالیفرنیا (CCPA) در ایالات متحده ایجاب می‌کند که این کار را انجام دهید). با شروع از یک شرکت حفاظت از رمز عبور مانند 1Password و یک بسته نرم‌افزار آنتی‌ویروس – که حتی ممکن است یکی از آن‌ها از قبل روی رایانه‌های شرکت شما نصب باشد – می‌توانید از تمام جوانب کسب‌وکارتان محافظت کنید و به یک شریک جذاب‌تر برای فروشندگان تبدیل شوید. (فراموش نکنید که وضعیت امنیتی فروشندگان خود را نیز بررسی کنید؛ آیا کسب‌وکارها/محصولات آن‌ها امن هستند؟)

4. رعایت مقررات پرداخت حقوق و استخدام
موارد زیادی در این زمینه وجود دارد که باید به آن‌ها توجه شود؛ چه افراد تمام‌وقت و چه نیمه‌وقت استخدام کنید، باید به قانون استانداردهای منصفانه کار (FLSA) توجه داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که کارکنان خود را به درستی طبقه‌بندی می‌کنید. این موضوع بسته به قوانین فدرال، ایالتی و شهری متفاوت است. به‌عنوان مثال، احتمالاً می‌دانید که باید سن کارمندان احتمالی را بررسی کنید تا مطمئن شوید که قوانین کار کودکان را نقض نمی‌کنید، اما آیا می‌دانستید که بیشتر کارمندان شما احتمالاً از حداقل دستمزد و قوانین اضافه‌کاری معاف هستند؟ این به این دلیل است که «کارمندان اجرایی، اداری، حرفه‌ای و فروش خارجی که به‌صورت حقوق‌بگیر هستند» از این موارد مستثنی هستند.

5. رعایت مقررات منابع انسانی (HR)
علاوه بر اطمینان از اینکه تیم شما از نظر ایمنی، حقوق محیط کار و دستمزدهای منصفانه به‌خوبی مراقبت می‌شود، باید آموزش‌هایی در زمینه‌هایی ارائه دهید که هم کسب‌وکار شما (مانند مسائل مربوط به آزار و اذیت) و هم مشتریان شما (مانند حفاظت از داده‌ها) را محافظت کند. گیبسون خاطرنشان کرد: «با ادغام با سیستم‌های منابع انسانی، هوش مصنوعی Kintsugi نظارت بر بدهی‌های مالیاتی فروش را انجام می‌دهد و به حفظ تطابق و کاهش ریسک برای کسب‌وکارها کمک می‌کند.»

همچنین باید سیاست‌ها و استانداردهای زیادی را ۱) تعیین کنید و ۲) به کارکنان خود منتقل کنید. چند روز مرخصی در سال برای شرکت خواهید داشت؟ آیا قوانین پوشش وجود دارد؟ آیا کار از خانه مجاز است و اگر نه، چند روز در هفته کارمندان باید به دفتر بیایند؟ ایجاد محیطی که روحیه تیمی و رشد کارکنان را تقویت کند، در عین حال تمرکز بر معیارهای مهم شرکت، بسیار مهم است.

این تنها بخش کوچکی از فهرست مواردی است که باید در نظر گرفته شوند. مهم است به یاد داشته باشید که تولید بهترین محصول یا خدمت ممکن، دلیل اصلی وجود شما در تجارت است، اما رعایت صحیح مقررات نیز برای موفقیت ضروری است. برای اطلاعات بیشتر درباره منابع تطابق برای کسب‌وکارهای کوچک، می‌توانید به اداره کسب‌وکارهای کوچک (Small Business Administration) مراجعه کنید. همچنین برای اطلاعات درباره مسائل مالیاتی و رعایت مقررات، یک بخش وبلاگ جامع در وب‌سایت Kintsugi وجود دارد.

منبع : techcrunch.com